Regulament de organizare și funcționare

I. PREAMBUL

Art. 1. Asociaţia Română de Relaţii Publice (ARRP) funcţionează pe baza propriului Statut, adoptat într-o primă formă de Adunarea Membrilor Fondatori din 13 iunie 1995 şi modificat de Adunarea Generală Extraordinară din 4 aprilie 2012, precum şi în conformitate cu legislaţia referitoare la organizaţiile neguvernamentale din România.

De asemenea, ARRP îşi însuşeşte documentele normative ale Confederaţiei Europene de Relaţii Publice (CERP) şi ale Alianţei Globale pentru Relaţii Publice şi Managementul Comunicării, organizații al căror membru este, precum și ale Asociaţiei Internaţionale de Relaţii Publice (IPRA), a cărei autoritate profesională o recunoaşte.

Art. 2. Asociaţia Română de Relaţii Publice a luat fiinţă în baza Sentinţei Civile nr. 83/P.J. din 11.12.1995 a Judecătoriei Sectorului 5 al Municipiului Bucureşti. Codul ei fiscal este 8814586, iar contul bancar în lei este deschis la Banca Comercială Română (BCR), Filiala Victoriei, Sectorul 1, Bucureşti, cu numărul RO56 RNCD 0072 0496 8339 0001.

Art. 3. Sigla, logo-ul, antetul, precum și alte elemente de identitate vizuală sunt prezentate în Manualul de identitate al ARRP, care reprezintă Anexa 1 a prezentului Regulament.

Art. 4. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al ARRP (prescurtat, ROF-ARRP) conţine modalităţile concrete de acţiune pentru înfăptuirea scopului şi obiectivelor Asociaţiei, precum şi condiţiile şi regulile necesare pentru respectarea prevederilor Statutului propriu şi ale celorlalte documente menţionate la Art. 1 al prezentului Regulament.

În acest sens, ROF-ARRP reglementează activitatea organelor alese, a aparatului tehnic şi a fiecărui membru al Asociaţiei. Respectarea lui este obligatorie pentru toţi membrii ARRP, precum şi pentru angajaţii Asociaţiei care nu sunt membri ai acesteia.
II. PRIMIREA DE NOI MEMBRI

Art. 5. Conform clasificării membrilor ARRP în membri fondatori, membri şi membri de onoare (conf. art. 21-24 din Statutul ARRP), problema primirii în Asociaţie se pune numai în legătură cu membrii şi membrii de onoare. (În continuare, atunci când diferenţele dintre aceste categorii nu vor fi relevante, ele vor fi desemnate prin termenul generic de „membru”.)

Art. 6. Primirea de membri este reglementată de următoarele reguli:
a) Primirea unui nou membru se face în baza aprobării de către Consiliul Director a cererii de adeziune depuse de solicitant și completată integral. Solicitanții pot fi persoanele fizice sau juridice definite în Art. 23 din Statutul ARRP.
b) Secretariatul General analizează și verifică cererea de adeziune și o supune aprobării Consiliului Director al ARRP, înaintând un dosar care trebuie să conţină formularul completat al cererii de adeziune (vezi Anexa 2), prin care candidatul se obligă să respecte Statutul şi celelalte documente normative ale Asociaţiei, precum și un Curriculum Vitae.
c) În proxima şedinţă ordinară, Consiliul Director examinează dosarul înaintat de Secretariatul General şi admite sau respinge cererea prin vot deschis. Dacă decizia este favorabilă, din acest moment candidatul devine membru cu drepturi depline al Asociaţiei.
d) În termen de 3 zile de la decizia Consiliului Director, Secretariatul General informează candidatul asupra hotărârii luate.
e) Cu acest prilej, noul membru plăteşte taxa de înscriere, echivalentă cu o cotizaţie anuală şi reprezentând cotizația pe anul în curs. Secretarul General pune la dispoziția noului membru certificatul de membru ARRP (anexa 3 a prezentului Regulament) și parola pentru secțiunea rezervată membrilor de pe site, unde acesta va găsi documentele Asociației.
f) Admiterea noului membru se anunţă pe site-ul ARRP și în newsletterul periodic editat de ARRP, iar Adunarea Generală imediat următoare este anunțată cu privire la numărul total de membri care au aderat la Asociație în ultimul an.

III. ANULAREA CALITĂŢII DE MEMBRU

Art. 7. Anularea calităţii de membru al ARRP este decisă de Adunarea Generală și poate fi declanşată în următoarele condiţii:
a) decesul persoanei respective;
b) propunerea formulată în scris de cel puţin o treime din numărul total de membri;
c) propunerea Consiliului Director;
d) propunerea Juriului de Onoare;
e) Dacă nu plătește cotizația la timp (vezi Art, 10, paragraful d al prezentului Regulament).
f) În cazurile b, c, d și e, Consiliul Director poate decide, cu majoritate calificată, suspendarea imediată a calității de membru, până la proxima Adunare Generală.

Art. 8. Secretariatul General va avea grijă ca propunerile de excludere şi discutarea acestora în Adunarea Generală să se refere şi să ia în considerare una dintre următoarele categorii de fapte:
a) acţiuni, declaraţii şi atitudini care contravin prevederilor conţinute în Statut şi ROF-ARRP;
b) acţiuni, declaraţii şi atitudini care afectează grav imaginea publică a Asociaţiei;
c) încălcarea flagrantă a normelor deontologiei profesionale adoptate de Asociaţie;
d) practicarea unor activități incompatibile cu scopul ARRP (în acest caz, excluderea poate fi temporară, fiind consemnată de Adunarea Generală ca „suspendare”);

IV. DREPTURILE ŞI OBLIGAŢIILE MEMBRILOR

Art. 9. Membrii ARRP au următoarele drepturi:
a) să aleagă organele de conducere şi executive ale Asociaţiei;
b) să fie aleşi în organele de conducere şi executive ale Asociaţiei, conform Statutului şi prezentului Regulament;
c) să beneficieze de baza materială a Asociaţiei în vederea unor activităţi corespunzătoare scopului şi obiectivelor ARRP, conform art. 3-4 din Statut;
d) să participe la proiectarea, organizarea, conducerea şi desfăşurarea tuturor activităţilor Asociaţiei, conform art. 5 din Statut;
e) să reprezinte Asociaţia în relaţiile cu mass media, cu alte asociaţii, cu autorităţile publice şi cu alte instanţe din ţară şi străinătate, în condiţiile prevăzute de prezentul Regulament (vezi, în continuare, Art. 10, lit. f).

Art. 10. Membrii ARRP au următoarele obligaţii:
a) să respecte prevederile Statutului şi ale prezentului Regulament, precum şi prevederile celorlalte documente normative elaborate sau recunoscute de Asociaţie;
b) să participe la cel puţin 60% din şedinţele convocate de Consiliul Director în cursul unui an calendaristic; participarea la o şedinţă este considerată prezenţă la aceasta cel puţin 60% din timpul desfăşurării ei;
c) să contribuie la dezvoltarea capitalului teoretic, metodologic şi procedural al Asociaţiei, a capitalului său de credibilitate, reputație, recunoaștere precum şi a capitalului relaţional – atât în plan naţional, cât şi în plan internaţional;
d) să plătească la termen cotizaţia anuală; cotizaţia anuală este de 200 lei pentru persoane fizice, 650 lei pentru persoane juridice și 50 de lei pentru studenți şi pensionari și se va plăti integral până la data de 20 iunie a anului în curs.
Dacă până la această dată membrul nu și-a plătit cotizația, Secretariatul General îi trimite o notificare de plată cu un termen de 30 zile. Dacă nici după aceste 30 de zile cotizația nu este achitată, persoana în cauză își pierde statutul de membru ARRP.
e) să informeze Secretariatul General în cazul retragerii din activitatea de Relaţii Publice, exprimându-şi în scris dorinţa de a păstra sau a renunța la calitatea de membru al ARRP;
f) să informeze din timp Consiliul Director cu privire la acţiuni la care va participa în calitate de membru al ARRP şi unde crede că va putea stabili relaţii în numele Asociaţiei;
g) să-i informeze pe toţi membrii Asociaţiei cu privire la acţiunile la care a reprezentat ARRP şi la relaţiile stabilite în numele acesteia; în acest scop vor fi folosite pagina web a Asociaţiei, alte publicaţii ale ARRP, precum şi informarea verbală în cadrul proximei Adunări Generale.

Art. 11. Un membru fondator care nu este membru cu drepturi depline poate căpăta acest statut la cererea sa și cu aprobarea Consiliului Director. În urma activării sale, el are toate obligaţiile unui membru, mai puţin obligaţia de a plăti taxa de înscriere.
Membrii fondatori nu îşi pot pierde această calitate. În cazul în care un membru fondator activat comite una sau mai multe fapte din categoriile enumerate în Art. 8 al prezentului Regulament, el îşi poate pierde calitatea de membru, în condiţiile descrise în Art. 7, lit. b-e.

Art. 12. Membrii de onoare nu au obligaţia de a plăti taxă de înscriere şi cotizaţie. Membrii fondatori neactivaţi şi membrii de onoare nu pot fi aleşi în organele Asociaţiei, nu au drept de vot şi nu sunt luaţi în calcul la stabilirea quorum-ului Adunării Generale.
Toate celelalte drepturi şi obligaţii prevăzute în articolele 9-10 ale prezentului Regulament îi privesc în egală măsură pe membrii fondatori şi pe membrii de onoare.

V. ORGANELE DE CONDUCERE

Art. 13. Conform Art. 8 din Statut, organul suprem de conducere al ARRP este Adunarea Generală, care se întruneşte o dată pe an (în şedinţe ordinare) şi ori de câte ori este nevoie (în şedinţe extraordinare). Şedinţele ordinare au loc până la 31 decembrie al fiecărui an. Şedinţele extraordinare pot fi convocate la iniţiativa Consiliului Director sau la cererea a cel puţin 1/3 din totalul membrilor.

Art. 14. Conform Art. 11 din Statut, între două Adunări Generale conducerea operativă a Asociaţiei este asigurată de Consiliul Director; el se întruneşte bilunar (în şedinţe ordinare) şi ori de câte ori este nevoie (în şedinţe extraordinare).
Convocarea Consiliului Director se va efectua de către Secretariatul General, care va anunța toate ședințele cu cel puțin trei zile înainte.

Şedinţele extraordinare ale Consiliului Director sunt propuse de către oricare dintre membrii săi și vor avea loc doar în prezența majorității membrilor.

Membrii Consiliului Director care absentează consecutiv la 5 ședințe vor fi excluși din acesta. Președintele sau unul dintre vicepreședinți (în cazul în care Președintele este în cauză) anunță excluderea și cere candidaturi din partea tuturor membrilor ARRP cu drept de vot care au candidat la ultima Adunare Generală dar nu au obținut suficiente voturi pentru ocuparea interimară a postului, până la sfârșitul mandatului. Candidaturile primite sunt examinate de către Consiliul Director, care ia o decizie în această privință fie pe email, fie în ședința ordinară.

Atât la şedinţele ordinare, cât şi la cele extraordinare, pot fi invitaţi preşedinţii unor asociaţii studenţeşti aflate în relaţii de parteneriat cu ARRP, coordonatorii comisiilor şi ai altor structuri interne al Asociaţiei care nu sunt membri ai Consiliului Director.

Art.15. Conform Art. 15 din Statut, vicepreşedinţii ARRP sunt coordonatorii departamentelor numite în Statut. În această calitate, ei au următoarele atribuţii:
a) elaborează planurile anuale de activitate ale domeniilor pe care le coordonează;
b) repartizează sarcinile ce decurg din aceste planuri de activitate unor membri ai Consiliului Director sau ai Asociaţiei, care formează, astfel, o echipă coordonată de vicepreşedintele de resort;
c) prezintă semestrial Consiliului Director o sinteză a activităţii în domeniul pe care îl coordonează.

Art. 16. Conform Art. 16 din Statut, Secretarul General este organ executiv al Asociaţiei, ales de Adunarea Generală, care coordonează activitatea Secretariatului General.

Art. 17. Secretarul General are următoarele atribuţii:
a) pregăteşte documentele pentru şedinţele Adunării Generale, ale Consiliului Director şi ale celorlalte structuri ale Asociaţiei (Juriul de Onoare, Comisia de Cenzori şi celelalte comisii);
b) convoacă şi organizează în condiţii optime şedinţele Adunării Generale;
c) convoacă şi organizează şedinţele Consiliului Director; în cazul reprogramării unei şedinţe, informează membrii Consiliului în legătură cu reprogramarea, astfel: cu cel puţin 3 zile înainte de ziua în care ar fi urmat să aibă loc şedinţa programată (dacă data a fost avansată); cu cel puţin 3 zile înainte faţă de ziua în care va avea loc şedinţa reprogramată (dacă data a fost devansată);
d) ţine evidenţa participării membrilor Asociaţiei la şedinţele la care au fost convocaţi;
e) ţine evidenţa îndeplinirii deciziilor Adunării Generale şi ale Consiliului Director;
f) aduce la cunoştinţa celor care au solicitat admiterea în ARRP decizia Consiliului Director cu privire la solicitarea acestora;
g) organizează, conform legislaţiei în vigoare, concursurile pentru angajarea personalului retribuit retribuit și stabilește, în baza hotărârii Consiliului Director, organigrama, fișa postului și responsabilitățile personalului angajat;
h) Primește cererile de adeziune și pregătește dosarele pentru admiterea noilor membri;
i) Actualizează permanent listele cu membrii Asociației și datele lor de contact;
j) Acționează pentru anularea calității de membru a unor persoane în condițiile descrise în Art. 7-8 ale prezentului Regulament;
k) Raportează anual, în ședințele ordinare ale Adunării Generale, numărul actualizat al membrilor Asociației și modificările intervenite în lista membrilor și în datele de identificare ale acestora.

Art. 18. Conform Art. 7 din Statut, Comisia de Cenzori este organ executiv al Asociaţiei, membrii Comisiei de Cenzori fiind aleşi de Adunarea Generală (cf. Art. 9, lit. g din Statut).
Ea are următoarele atribuţii:
a) urmăreşte respectarea legalităţii în adoptarea deciziilor şi în desfăşurarea tuturor activităţilor economico-financiare sau cu implicaţii economico-financiare ale Asociaţiei;
b) prezintă trimestrial, în şedinţele ordinare ale Consiliului Director, un raport asupra activităţilor administrative şi economico-financiare;
c) prezintă anual, în şedinţele ordinare ale Adunării Generale, un Raport cu privire la administrarea patrimoniului Asociaţiei.

Art. 19. La propunerea Secretarului General, Consiliul de Conducere numeşte dintre membrii săi un Trezorier. Atribuţiile Trezorierului sunt următoarele:
a) elaborează proiectul Planului de venituri şi cheltuieli, pe care îl supune aprobării Consiliului Director;
b) planifică, organizează şi derulează întreaga activitate de administrare a patrimoniului Asociaţiei;
c) asigură respectarea prevederilor legale în activitatea administrativă şi economico-financiară a Asociaţiei;
d) prezintă trimestrial, în şedinţele ordinare ale Consiliului Director, o sinteză a activităţii de administrare a patrimoniului;
e) încasează taxa de înscriere şi cotizaţia anuală;
f) achită cotizaţiile şi taxele datorate de ARRP.

Art. 20. La propunerea unuia dintre membrii săi, Consiliul Director poate hotărî înfiinţarea unor structuri menite să amelioreze activitatea ARRP. De exemplu, structurile interne pot fi:
a) Juriul de Onoare;
b) Alte structuri interne sau internaționale, în conformitate cu prevederile Statutului (de exemplu, filiale regionale ale ARRP);
c) Un director executiv și directori de programe pentru elaborarea şi derularea unor proiecte, pentru pregătirea unor dosare de participare la licitaţii, pentru redactarea unor publicaţii, pentru elaborarea paginii web a Asociaţiei etc.

Art. 21. Juriul de Onoare are următoarele atribuţii:
a) urmăreşte respectarea de către toţi membrii Asociaţiei, indiferent de poziţia ocupată în cadrul acesteia, a prevederilor Statutului Asociaţiei Române de Relaţii Publice şi ale Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al ARRP, precum şi a recomandărilor conţinute în codurile europene de deontologie profesională adoptate de Adunarea generală a CERP în 1965 (Codul de la Atena) şi în 1989 (Codul de la Lisabona) și în Codul de Etică al Global Alliance;
b) semnalează Consiliului Director eventualele încălcări ale prevederilor documentelor menţionate la punctul (a), propunând soluţii şi/sau sancţiuni.
c) Juriul de Onoare este format din minim 3 membri aleși prin vot direct de Adunarea Generală.
d) Juriul de Onoare poate fi convocat de Secretarul General, la propunerea Consiliului Director, sau se poate autoconvoca.

Art. 22. În cadrul ARRP se pot înființa comisii de lucru având obiective clar definite.
Comisiile îşi desfăşoară activitatea pe baza Statutului şi a prezentului Regulament, precum şi pe baza deciziilor Consiliului Director. Membrii lor sunt desemnaţi anual de Preşedinte, oricare dintre membrii Consiliului Director sau se pot autopropune; în toate cazurile este necesar avizul Consiliului Director.
Preşedintele Asociaţiei este membru de drept în toate comisiile, participând la activitatea acestora cu drepturile şi obligaţiile celorlalţi membri.
O comisie este formată din minimum 3 membri şi este coordonată de un şef de comisie supervizat de vicepreședintele de resort. Acesta informează trimestrial Consiliul Director cu privire la activitatea comisiei respective.

VI. PATRIMONIU

Art. 23. Conform Art. 6 din Statut, patrimoniul ARRP se constituie din fondul iniţial depus de membrii fondatori; taxa de înscriere; cotizaţiile anuale; donaţii şi finanţări; sponsorizări; dobânzi bancare; finanțări din programe și proiecte nerambursabile; împrumuturi; orice alte venituri legale.
Taxa de înscriere echivalează cu o cotizaţie anuală. Cotizaţia anuală este stabilită prin art. 10, lit. d al prezentului Regulament și se va plăti în lei. Ea va fi achitată integral până la 20 iunie ale fiecărui an pentru anul în curs.

***
Prezentul Regulament a fost aprobat de Consiliul Director al ARRP la data de 7 mai 2014.